ASSOCIATION DES RÉSIDENTS DES LACS DES CORNES, PÉRODEAU ET VAILLANT
Chers membres de l’Association des résidents des lacs des Cornes, Pérodeau et Vaillant,
Nous avons le plaisir de vous présenter les règlements généraux de notre association.
ASSOCIATION DES RÉSIDENTS DES LACS DES CORNES, PÉRODEAU ET VAILLANT
Règlement no. 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES ET BUTS DE L’ASSOCIATION
1.1.1 La dénomination sociale de l’Association est « Association des résidents des lacs des Cornes, Pérodeau et Vaillant ». L’acronyme ARLdesCPV ainsi que le nom de domaine LACCPV.COM sont également utilisés pour désigner l’Association.
Dans les articles qui suivent, le terme « le C.A. » fait référence au Conseil d’administration de l’Association.
1.1.2 Le siège social de l’Association est en la municipalité de Chute Saint-Philippe et en tel endroit en ladite municipalité que le C.A. pourra de temps à autre déterminer.
1.1.3 L’Association pourra maintenir un ou d’autres bureaux pour fins de correspondance ou communication en plus de son siège social, par résolution du C.A.
1.2.1 L’Association est constituée, et sans restreindre la généralité de ce qui suit, dans un but de défendre et promouvoir les intérêts des villégiateurs et résidents des lacs des Cornes, Pérodeau et Vaillant, de les représenter auprès des autorités municipales, de les sensibiliser à leurs droits, obligations et responsabilités.
Règlement no. 2 – MEMBRES
2.1.1 Peut devenir membre de l’Association tout propriétaire, copropriétaire ou locataire d’un lot sis aux lacs des Cornes, Pérodeau, Vaillant et Doré, Chute Saint-Philippe, province de Québec.
2.1.2 Peut devenir membre ami des Lacs toute personne majeure qui accepte de payer la cotisation annuelle de membre.
2.1.3 Il est convenu que les enfants mineurs d’un membre actif en règle pourront bénéficier de tout avantage offert par l’Association et participer à toutes activités organisées par l’Association.
2.1.4 Il sera loisible au C.A., par résolution, de désigner toute personne comme membre honoraire à vie de l‘Association, pourvu que le nombre total des membres honoraires à vie en exercice ne représente pas plus de dix pour cent (10%) du nombre total des membres actifs en règle.
2.2.1 La cotisation des membres sera annuelle et elle sera déterminée par résolution spéciale du C.A., requérant l’approbation d’au moins les deux tiers des membres du conseil présent à une assemblée convoquée à cette fin.
2.3.1 Un membre en règle aura droit, tout en étant soumis aux obligations de membre, à tous les privilèges et avantages offerts par l’Association, à ses membres, en général, à assister et voter aux assemblées des membres, sera éligible comme membre du C.A. et remplir telles fonctions.
2.4.1 Chacun des membres de l’Association peut en tout temps, par avis écrit au secrétaire de l’Association, offrir sa démission comme membre de l’Association, et sur réception d’un avis indiquant que sa démission a été accordée par le C.A., un tel membre sera alors considéré comme n’appartenant plus à l’Association.
2.4.2 La démission d’un membre actif ne le libère pas du paiement de toute cotisation due à l’Association jusqu’au jour où telle démission prend effet.
2.5.1 Le C.A. pourra, par résolution, suspendre pour la période qu’il déterminera ou expulser définitivement tout membre actif qui néglige de payer ses contributions à échéance ou qui enfreint quelque autre disposition des règlements de l’Association ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à l’association.
2.5.2 Sur demande écrite, dans les trente jours de la décision suspendant ou expulsant un membre, le C.A. pourra réviser sa décision après avoir permis au membre suspendu ou expulsé de fournir des explications et faire les représentations nécessaires.
Règlement no. 3 – ASSEMBLÉES, CONVOCATIONS, VOTE, COMITÉS
3.1.1 L’assemblée générale annuelle des membres de l’Association aura lieu à la date, au jour, à l’heure et à l’endroit que le C.A. fixera chaque année et ce, au plus tard cinq mois après la fin de la dernière année financière de l’Association.
3.2.1 Toutes les assemblées générales spéciales des membres de l’Association seront tenues au lieu habituel d’assemblée ou à tout autre endroit que les circonstances exigeront. Il sera loisible au C.A. de convoquer toutes telles assemblées.
3.2.2 De plus, le secrétaire de l’association sera tenu de convoquer une assemblée générale spéciale des membres de l’Association sur réquisition écrite à cette fin, signée par au moins 25 membres actifs en règle ou dix pour cent (10%) des membres actifs en règle de lots différents, et cela, dans les trente (30) jours suivant la réception d’une telle demande écrite qui devra indiquer les buts et les objets d’une telle assemblée spéciale.
3.2.3 À défaut par le secrétaire de convoquer telle assemblée générale spéciale dans le délai imparti, celle-ci pourra être convoquée par les signataires de la réquisition écrite.
3.2.4 Il sera loisible à tout membre actif en règle de faire des représentations à une assemblée du C.A., sur un sujet donné et déterminé, dans l’ordre établi par ledit conseil. Sur résolution spéciale des deux-tiers (2/3) des membres du C.A., toute assemblée pourra être tenue ou poursuivie à huis clos.
3.3.1 Convocation de l’assemblée annuelle des membres. L’assemblée annuelle des membres sera convoquée par un avis écrit publiée sur le site Web de l’Association et transmis par courriel aux membres ayant fourni une adresse électronique. Cet avis, autorisé par résolution du conseil d’administration, précisera la date, l’heure, le jour et le lieu de l’assemblée. Il devra être diffusé au moins vingt et un (21) jours avant la date prévue. Seule la date de l’assemblée sera également affichée sur le panneau d’affichage de l’Association, à titre informatif.
3.3.2 Lors d’une assemblée générale spéciale des membres de l’Association, l’avis devra mentionner de manière précise les affaires qui y seront traitées. Cet avis pourra être affiché dans un délai inférieur à vingt-et-un (21) jours si les circonstances l’exigent. La présence d’un membre actif à une assemblée quelconque vaudra notification, en remplacement de tout défaut d’avis à son égard.
3.4.1 Le quorum requis pour toute assemblée annuelle ou spéciale est le nombre de membres en règle présents à l’assemblée.
3.5.1 À toute assemblée des membres de l’Association, seuls les membres actifs en règle auront droit de vote, chaque membre ayant droit à un seul vote. Aucun vote par procuration ne sera admis.
3.5.2 Sur proposition dûment secondée, un président d’élections sera élu par l’assemblée et il aura tous les pouvoirs nécessaires à l’exercice de ses fonctions, incluant nommer des scrutateurs, faire rapport au C.A..
3.5.3 À toutes assemblées des membres de l’Association, les votes se prennent par vote ouvert ou, si tel est le désir d’au moins deux membres actifs en règle présents à l’assemblée, par scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres actifs en règle présents. Au cas d’égalité de voix, le président du C.A. à un vote prépondérant.
3.5.4 Toute mise en candidature sera faite par proposition dûment secondée et par l’acceptation immédiate du candidat. En cas d’absence du candidat lors de l’Assemblée, un courriel du candidat ou une lettre d’acceptation signée par le candidat confirmant son acceptation de la mise en candidature sera acceptée lorsqu’il n’est pas présent à l’assemblée.
3.5.5 Le président du C.A. présidera toutes assemblées générales annuelles ou spéciales. En son absence, le vice-président le remplacera. Si ni le président ni le vice-président ne peuvent être présents, tout autre administrateur désigné par le conseil d’administration pourra présider l’assemblée.
3.6.1 Tous les comités et sous-comités pourront se réunir aussi souvent que les besoins le requerront, et à la réquisition de l’un ou l’autre des membres de ces comités et sous-comités, et selon que les circonstances l’exigeront.
3.6.2 Tout comité permanent devra soumettre au C.A., et ce dans les trente (30) jours de sa première assemblée, un rapport écrit sur les règles et/ou règlements qu’il entend adopter et suivra dans le cours normal de ses activités. Ce rapport pourra prévoir les procédures d’assemblée de ce comité, les moyens de convocation, le quorum, le vote et tout autre sujet nécessaire au bon fonctionnement du comité.
3.6.2.1 Ce rapport pourra être sanctionné, refusé ou modifié par le C.A. à une assemblée de ce conseil qui suivra la soumission du rapport.
3.6.2.2 Cet article s’appliquera aussi à tout comité formé pour l’étude d’un projet spécial à long terme déterminé par résolution du C.A..
3.7.1 À toutes les assemblées de l’Association et du C.A., le secrétaire devra rédiger un procès-verbal conforme. Tous les rapports et déclarations écrites paraîtront sous forme d’appendices au procès-verbal, et seront identifiés comme tels et attachés à la fin du procès-verbal.
3.7.2 L’original du procès-verbal de l’assemblée précédente sera publié sur le site web, et des copies seront disponibles avant l’assemblée suivante du groupe concerné afin qu’il puisse d’être approuvé à ce moment-là par la majorité des membres présents.
3.7.3 Lors de l’assemblée annuelle des membres de l’Association, le trésorier présente le rapport financier de l’exercice écoulé ainsi que toutes les explications requises. Ce rapport doit être approuvé par la majorité des voix des membres présents.
Règlement no. 4 – CONSEIL D’ADMINISTRATION
4.1.1 Seuls les membres réguliers en règle de la corporation, âgés de 18 ans et plus, n’étant pas en tutelle ou en curatelle, n’étant pas un failli ou un interdit par jugement sont éligibles comme administrateurs.
4.1.2 Le C.A. sera composé d’au moins cinq (5) membres.
4.1.3 Le C.A. s’occupera des affaires de l’Association et la dirigera de manière à ce qu’elle atteigne les objectifs et les buts qu’elle s’est fixés.
4.2.1 Tout membre actif en règle, sauf un membre honoraire, sera éligible comme membre du C.A. et pourra remplir de telles fonctions. La mise en candidature se fait par une proposition d’un membre lors de l’assemblée.
4.3.1 Tout membre du C.A. entrera en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été élu ou nommé. Il demeurera en fonction jusqu’à l’Assemblée annuelle suivante ou jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu.
4.3.2 Les membres du C.A. sont élus chaque année par les membres actifs en règle, au cours de leur assemblée générale annuelle. Tout membre sortant de charge sera rééligible s’il possède les qualifications requises.
4.4.1 Toute vacance survenue dans le C.A., pour quelques causes que ce soit, peut-être remplie par les membres du C.A. demeurant en fonction, ou par une membre en règle avant la vacance dudit poste et approuvé par le 2/3 des membres restants du C.A. par résolution, pour le temps non expiré du terme pour lequel le membre cessant ainsi d’occuper ses fonctions avait été élu ou nommé
4.5.1 Les membres du C.A. ne seront pas rémunérés pour leurs services comme tels. Cependant, sur résolution unanime des autres membres du C.A., un membre pourra se faire rembourser par le trésorier pour toutes dépenses raisonnables qu’il a encourues pour, au nom et à l’avantage de l’Association.
4.5.2 Tout administrateur (ou ses héritiers et ayants droit) sera tenu, au besoin et à toute époque, à même les fonds de la corporation, indemne et à couvert :
- a) de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l’égard ou en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions, et ;
- b) de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de la corporation ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.
Un administrateur n’est pas responsable des pertes, des dépenses ou dommages subis par la corporation alors qu’il est en fonction, excepté s’ils résultent de sa propre négligence grossière ou de son omission volontaire.
4.5.3 Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction tout administrateur qui:
a) présente par écrit sa démission au conseil d’administration ;
b) décède, devient insolvable ou interdit ;
c) est absent sans raison valable durant trois (3) assemblées consécutives du conseil d’administration ;
d) perd sa qualité de représentant de membre actif, ou voit ce membre se retirer ou être radié ;
- e) après avoir reçu un premier avis par le conseil d’administration et inscrit au procès-verbal, ne respecte toujours pas la confidentialité qui lui est imposé par sa position au sein du conseil d’administration.
4.6.1 Les membres du C.A. auront le droit d’assister à toute assemblée d’un comité ou sous-comité.
4.6.2 Le C.A. pourra exiger d’un comité ou sous-comité, par résolution, de temps à autre et selon qu’il le jugera opportun et/ou nécessaire, que ce dernier soumette un rapport sur les activités du comité ou sous-comité en question.
4.6.3 Tout projet préparé ou toute activité organisée par un comité ou sous-comité devra être soumis pour approbation au C.A., et ce avant que quelques démarches que ce soit ne soient entreprises pour l’exécution de ce projet ou l’organisation de cette activité.
4.7.1 Les membres du C.A. pourront se réunir aussi souvent que nécessaire.
4.7.2 Les assemblées du C.A. seront convoquées par le secrétaire, sur réquisition de l’un ou l’autre de ses membres.
4.7.3 L’avis de convocation de toute assemblée du C.A. peut être verbal. Le délai de convocation sera d’au moins cinq (5) jours mais au cas d’urgence ce délai pourra n’être que de deux (2) jours. Si tous les membres du C.A. sont présents à une assemblée, ou y consentent par écrit ou y renoncent à l’assemblée même, toute assemblée peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation.
4.7.4 Une majorité des membres du C.A. devra être présente à chaque assemblée pour constituer le quorum requis pour l’assemblée. Toutes les questions soumises sont décidées à la majorité des voix, chaque membre du Conseil d’administration, y compris le président, ayant droit à un seul vote.
4.7.5 En cas d’égalité des voix, la décision sera considérée comme négative.
4.7.6 Dans l’intérêt de l’organisme un administrateur qui s’absente plus de (3) trois fois consécutives des réunions de conseil d’administration sans motif valable sera reconnu comme ayant démissionné de son poste.
4.7.7 Tout membre du conseil d’administration s’engage à ne pas divulguer les renseignements à caractères confidentiels qui lui seront révélés ou auxquels il aura accès dans le cadre de l’exécution de ses fonctions au sein de la corporation. Un manquement à cet article peut entraîner une suspension de cet administrateur entre le moment de l’infraction et la prochaine assemblée des membres. Cette période ne peut pas excéder 6 mois à défaut de quoi une assemblée spéciale des membres devra être convoquée afin de prendre une décision finale sur le sujet.
4.7.8 Toute personne membre du conseil d’administration, doit divulguer aux autres membres du conseil d’administration, lors de la première réunion suivant son élection, tout lien d’intérêt avec toute personne physique ou moral pouvant elle-même avoir des liens avec la corporation, afin d’éviter toute apparence de conflits d’intérêts.
Sera considérée comme situation de conflits d’intérêts, toute situation réelle, apparente ou potentielle qui est objectivement de nature à compromettre l’indépendance et l’impartialité nécessaire à l’exercice d’une fonction, ou à l’occasion de laquelle une personne utilise ou cherche à utiliser les attributs de sa fonction pour en retirer un avantage indu pour procurer un tel avantage indu à une.
4.8.1 Les membres du C.A. seront le président, vice-président, le trésorier et le secrétaire. Les autres membres seront désignés comme des directeurs. Le C.A peut, en tout temps, décider de combiner deux fonctions pour une période qu’il déterminera et confier cette double fonction à un seul dirigeant.
4.8.2 Le président est l’officier en chef de l’Association. Il préside toutes les assemblées du C.A. et des membres. Il voit à l’exécution des décisions du C.A., signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront de temps à autre lui être attribués par le C.A. ou par l’assemblée générale des membres.
4.8.3 Le vice-président assistera le président et lui apportera son soutien, tout en accomplissant toute autre tâche pertinente à son poste ou assignée par le C.A. En l’absence du président ou dans son incapacité d’agir, le vice-président assumera ses fonctions. Il pourra également agir comme officier de liaison entre les différents comités, sous-comités et le Conseil d’administration.
4.8.4 Le trésorier sera responsable de l’administration des finances de la corporation. Il recevra et déposera les cotisations des membres et l’argent ou effets de valeurs au crédit de l’Association dans une institution financière choisie sur résolution du C.A., il a la charge et la garde des fonds de l’Association et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens, des dettes et des recettes et déboursés de l’Association dans un ou des livres appropriés à cette fin.
4.8.5 Le secrétaire sera le gardien de tous les dossiers, documents, sceaux ou certificats de l’Association. Il remplira tous les devoirs inhérents à sa charge ou tels que décrits ici ou qui peuvent lui être assignés sur résolution du C.A.. Il assistera à toutes les assemblées générales des membres de l’Association, des assemblées du Conseil d’administration, fera les procès-verbaux, gardera un dossier permanent de toutes les affaires transigées. Il recevra les procès-verbaux de toutes les autres assemblées et gardera un dossier permanent. Il sera responsable de tous les procès-verbaux, de l’envoi de tous les avis de l’Association, de toute la correspondance générale.
4.8.6 En cas d’absence ou d’incapacité de tout membre du C.A. ou pour toute autre raison jugée suffisante par le C.A., ce dernier pourra déléguer les pouvoirs de tel membre du Conseil d’administration à tout autre membre actif en règle de l’Association pour le temps et raisons déterminées par le C.A..
Règlement no. 5 – DISPOSITIONS FINANCIÈRES
5.1.1 L’exercice financier de l’Association débutera le 1er mai de chaque année et se terminera le 30 avril de l’année suivante.
5.2.1 Le C.A. fera tenir par le trésorier ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou dans lesquels seront inscrits tous les fonds reçus et les déboursés encourus par l’Association, tous les biens détenus par l’Association, toutes les dettes et obligations, de même que toutes transactions financières de l’Association. Le Conseil d’administration pourra de temps à autre et selon que les circonstances l’exigeront, examiner ces livres et documents.
5.2.2 Le trésorier devra fournir aux membres du Conseil d’administration un rapport sur l’exercice financier écoulé, ainsi que toutes les explications que pourraient être demandées par un membre du Conseil d’administration. Ce rapport sera celui présenté aux membres de l’Association conformément à la procédure de l’article 3.7.3 du présent règlement.
5.2.3 Lors de l’assemblée annuelle des membres de l’Association, le trésorier doit fournir aux membres présents qui en font la demande un rapport sur l’exercice financier ainsi que toutes les explications que pourraient demander les membres actifs en règle présents.
5.2.4 Les livres, documents et états financiers de l’Association pourront être vérifiés de temps à autre par un vérificateur nommé à cette fin par résolution du C.A.
5.3.1 Tous les effets bancaires seront signés par le trésorier absolument et un ou l’autre des autres membres du C.A.
5.4.1 Les contrats ou autres documents requérant la signature de l’Association seront au préalable approuvés par le C.A. et sur telle approbation, seront signés par le président et l’un ou l’autre des autres membres du C.A.
5.5.1 Au cas de dissolution de l’Association, tout actif net, biens meubles et immeubles seront distribués à une autre association ou fédération formée et créée exclusivement pour les mêmes buts que l’Association et déterminée par résolution spéciale du C.A. et requérant l’approbation d’au moins les trois-cinquièmes (3/5) des membres du C.A. alors en fonction et approuvée, confirmée et sanctionnée par au moins les deux-tiers (2/3) des membres ayant droit de vote présents à une assemblée générale annuelle ou spéciale des membres actifs en règle de l’Association dûment convoquée à cette fin.
Règlement no. 6 – DISPOSITIONS DIVERSES
6.1.1 Sous réserve des formalités légales nécessaires, les règlements peuvent être modifiés, révoqués ou remis en vigueur, en tout ou en partie sur résolution spéciale du Conseil d’administration, nécessitant l’approbation d’au moins les trois-cinquièmes (3/5) des membres présents lors d’une assemblée dûment convoquée à cet effet. La résolution doit ensuite être approuvée, confirmée et sanctionnée par au moins les deux-tiers (2/3) des membres ayant droit de vote présents lors d’une assemblée générale annuelle ou spéciale des membres actifs en règle de l’Association, dûment convoquée à cette fin.